Digitalizarea firmelor de avocatura – viitorul este acum
In ultimii ani s-a vorbit foarte mult despre digitalizarea firmelor de avocatura, despre cum se va schimba in viitor modalitatea in care muncim si interactionam. Astazi suntem in plina pandemie de COVID-19, iar acest lucru a fost un catalizator destul de violent in aceasta directie. Astfel, multe din lucrurile pe care le aveam in plan, trecute in agenda dar fara un termen de implementare, au devenit obligatorii.
Distantarea sociala si, in consecinta, munca remote, au schimbat rapid situatia “de facto”, iar digitalizarea totala a business-ului nu mai este un avantaj competitiv, ci un standard de piata. Iar dupa ce pandemia se va incheia, va trebui sa fim pregatiti pentru o altfel de lume, in care oferta de servicii juridice moderne sa fie adaptata secolului 21.
Specialistii internationali spun ca pentru a trece cu success de perioada imediat urmatoare si a ne pregati pentru urmatorii ani va fi necesar sa adoptam un proces de transformare digitala. Iata cateva dintre sfaturile oferite de Jordan Furlong, specialist in legal technology si specialist in trenduri pentru piata de legal.
Digitalizarea firmelor de avocatura: Facturare electronica & plata online
Este primul si cel mai important pas in digitalizare. Plecand de la un sistem de pontaje electronic, online, accesibil de oriunde, la urmarirea cheltuielilor aferente dosarelor, pana la calculul si emiterea automata a facturilor, un sistem digital de facturare si plata online este indispensabil pentru orice firma de avocatura. In momentul in care inlocuiti excelul sau o solutie veche, instalata local, cu una moderna, web, accesibila de oriunde, avantajele de utilizare vor fi imediate. Iar calculul automat al facturilor va elimina greselile si omisiunile, care se traduc in rata mai mare de facturare si recuperare a serviciilor prestate. Foloseste KeyVision PRO pentru urmarirea timpilor si facturare, urmareste timpii introdusi si facturile emise si neincasate si investeste timpul pe care-l pierdeai in procesul de facturare in dezvoltarea de planuri pentru business-ul tau. Urmatorul pas este accesibilitatea platii online, cu card-ul, lucru care reduce neincasatele.
Adoptarea tehnologiei pentru firmele de avocatura: Muta-ti activitatea in cloud
Cloud-ul este standard-ul de facto in zilele noastre, din toate punctele de vedere. Intreaga infrastructura este acum virtualizata si stocata in datacentere care-ti ofera up-time de peste 99%. Acest lucru inseamna ca-ti pot accesa intotdeauna si securizat toate datele necesare practicii tale. In aceasta categorie intra atat cele standard, gen email si documente, dar si solutii complementare, de genul DMS (Document Management System), CRM (customer relationship management), chat, video-conferinte, task management etc.. Multi furnizori consacrati deja nu ofera decat solutii tip cloud, pe baza de subscription.
Urmatorul pas in digitalizare este implementarea unei solutii de tip DMS, care permite organizarea logica a documentelor si regasirea rapida a acestora (in functie de ce sunt si ce contin, si nu in functie de locatia in care sunt salvate). Adopta solutii complexe de document management – M-Files este o solutie internationala cu peste 10.000 de clienti in intreaga lume si folosita de multe firme de avocatura, dar si de alte companii.
Foloseste tehnologia pentru a-ti usura sau automatiza task-urile simple
Poti sa folosesti cu succes in aceasta perioada juniorii sau personalul de suport pentru a investiga si implementa unelte pentru standardizare si automatizarea documentelor produse de firma ta. De la template-uri de baza, la modele de contracte sau clauze standardizate, toate te pot ajuta pe termen mediu si lung sa-ti eficientizezi activitatea. Aici te putem ajuta cu KoalaDocs, un Add-in de Word, care-ti permite organizarea rapida a template-urilor, completarea acestora pe baza de formulare, organizarea textelor uzuale gen clauze contractuale si traducere asistata de AI in orice limba.
Revizuieste si imbunatateste procesele interne prin digitalizare
O solutie informatica completa precum KeyVision PRO te va ajuta sa-ti analizezi echipa din mai multe perspective – ore lucrate, eficienta, in genere unde se pierde acel 80% de efort cu 20% de rezultate. Astfel, vei putea lua o serie de decizii de business informate in acest sens, pentru a-ti creste eficienta.
Calculeaza profitabilitatea per client si practica cu ajutorul instrumentelor digitale
Pentru criza post-COVID, ca in orice criza de fapt, s-a pus o mare presiune pe firmele de avocatura in folosirea preponderenta a onorariilor globale, in locul celor orare. Predictibilitatea pentru client echivaleaza cu impredictibilitate pentru firma de avocati, iar singura modalitatea de a te asigura ca proiectul este lucrativ este o analiza constanta a costurilor si veniturilor pe fiecare client si proiect in parte. Doar in momentul in care ai un profit calculat explicit, la nivel de avocat, client sau proiect, poti lua decizii informate. Ritmul alert cotidian nu mai permite o analiza relaxata, traditionala, la final de an. Cu cat vei intelege mai repede ca este un business cu servicii juridice, cu atat vei fi mai pregatit pentru epoca post-COVID.
Ce ne asteapta?
Realitatea este ca, in ciuda termenelor si asigurarilor date de autoritati, vom avea perioade mai bune si mai rele, de relaxare sau lockdown, estimate a dura intre 12 si 18 luni. Modalitatea in care reactionezi si iti organizezi business-ul in aceasta perioada iti va contura viitorul firmei. Facilitatea de tip “work from home” va deveni o norma si este posibil ca multe business-uri sa continue sa lucreze online, in detrimentul spatiului de birouri (si cu costuri mai mici overall). Suna a cliseu, dar “Viitorul este acum”. Da, acum este momentul ideal pentru digitalizare.
Digitalizeaza-ti firma de avocatura: SoftVenture iti ofera pachete de solutii care te vor ajuta sa acoperi toate nevoile de digitalizare ale firmei tale – managementul dosarelor, managementul timpilor si taskurilor, rapoarte simple si avansate, instrumente de marketing si vanzari, managementul documentelor, automatizarea documentelor. Am pregatit special pentru tine un pachet cu super servicii, pentru a-ti digitaliza intreaga activitate.
