Interviu Legal Magazin- KeyVision este rezultatul a 10 ani de dezvoltare si investitie

Înainte de a porni la drum pe această nișă, v-ați implicat în dezvoltarea unor aplicații de tip business software destinate unor entități financiare din Germania, Italia sau Grecia. Cum a apărut oportunitatea unei afaceri dedicate domeniului avocaturii?

Am avut ocazia să văd ce oferă și cum funcționează singurul produs disponibil în piață la acel moment și am văzut imediat o oportunitate de a oferi un produs nu doar mai prietenos cu utilizatorii, dar și mult mai multe funcționalități și servicii, cu focus pe nevoia de informație a partenerilor, relativ la performanțele firmei. Un an mai târziu am lansat KeyVision.

În ce context, când și cu ce rezultate ați lansat pe piață produsul-fanion KeyVision, deja cunoscut pieței căreia vă adresați?

KeyVision a pornit în urmă cu aproape zece ani de la dorința de a construi o soluție software care să fie o soluție mai “business oriented”, pentru firmele de avocatură, nu doar o banală soluție de facturare sau înregistrare timpi. Ne-am dorit să le oferim partenerilor informațiile de care au nevoie despre evoluția firmei și echipei, precum și instrumente de Project Management, funcționalități și rapoarte care să îi ajute în procesul de luare a deciziilor de business. Am conceput astfel KeyVision pornind de la ideea de a răspunde unei nevoi observate în piața avocaturii, aceea de a trata firma ca pe o afacere, cu abordarea de rigoare. Încă de la început, aplicația a fost foarte bine primită în rândul firmelor de avocatură, mari nume din această piață alegând soluția KeyVision pentru management și dezvoltare. Ulterior am dezvoltat constant produsul, adăugând noi funcționalități, pe baza feedbackului primit de la clienți și observând nevoile acestora. Acum aproape trei ani am început sa lucrăm la Keyvision PRO și am regândit complet structura, folosind feedback-ul clienților, experiența și cunoștințele acumulate de-a lungul timpului, integrând noi instrumente tehnologice și o abordare internațională. A rezultat astfel o aplicație flexibilă, care poate fi folosită cu succes de către firmele mici, medii și mari, românești sau internaționale.

Este salutară implicarea timpurie a  Softventure în dezvoltarea de soluții IT care să răspundă nevoilor imediate ale avocaților, cu atât mai mult cu cât abia acum se vede foarte clar cât de necesară este și alinierea avocaturii din România la tendințele globale de digitalizare și măsurare a performanțelor. Cât de complicat a fost să convingeți clientela la începuturi în privința beneficiilor nete și certe ale utilizării de aplicații moderne în activitatea lor curentă?

Am conștientizat încă din 2010 faptul ca piața avocaturii din România era relativ în stadiu incipient în ceea ce privește digitalizarea și am văzut o oportunitate de a crește odată cu piața. Lucrurile au evoluat între timp iar unele firme de avocatură, deopotrivă mari și mici, țin pasul cu tehnologia în domeniu la un nivel impresionant. În general însă suntem în continuare “late adopters”, în condițiile în care mai sunt multe firme de avocatură care emit facturile de mână sau țin evidența orelor lucrate în Excel. Cel mai complicat însă a fost să ne obișnuim clienții cu  tranziția de la un software de tip desktop, instalat local pe fiecare calculator, spre un software modern de tip web, accesibil prin browser și hostat într-un data-center. Este însă foarte vizibilă o schimbare de atitudine din acest punct de vedere, majoritatea noilor clienți chiar considerând obligatorie și solicitând din start o soluție de tip cloud.

Cât a fost nevoie să investiți în dezvoltarea KeyVision? Au prevalat bugetele, timpul sau numărul specialiștilor implicați?

KeyVision este rezultatul a 10  ani de dezvoltare și investiție, timp în care am investit permanent în cercetare -dezvoltare și în tehnologie, dar și în echipă. Dacă e să vorbim despre cifre, numai în dezvoltarea produsului KeyVision PRO am investit în  ultimii trei ani peste 150.000 EUR, cu promisiunea că nu ne vom opri aici. Astfel, pe noua platformă vom lansa periodic noi funcționalități, în baza roadmap-ului pe care-l avem conturat deja pentru  următorul an, și care va alinia produsul la trendurile internaționale de colaborare, automatizare și inteligență artificială.

Cum ați reușit să vă pliați pe nevoile reale ale avocaților? Aveți avocați în echipa SoftVenture? Cum ați știut și înțeles exact ce le lipsește, ce ar putea să-i ajute? Cum ați făcut din soluția KeyVison una scalabilă, ușor de customizat?

Prima varianta de KeyVision, lansată în 2010, a acoperit majoritatea funcționalităților standard și s-a bazat pe nevoile a trei firme de avocatură cu care am avut discuții. Ulterior, câțiva dintre utilizatorii clienților noștri, în special avocați pasionați de tehnologie, au avut un input constant și extrem de util, atât din punct de vedere al interfeței, al funcționalităților, cât și în ceea ce privește know-how despre management-ul unei firme de avocatură. Tocmai faptul că acest input a venit în paralel de la cabinete individuale și de la firme cu zeci de avocați ne-a ajutat să dezvoltăm o soluție scalabilă. KeyVision s-a distins încă de la începuturi ca fiind o soluție de tip Business Intelligence, gândită ca un instrument foarte util, la îndemâna caselor de avocatură, capabil să ușureze și să eficientizeze substanțial activitatea curentă a acestora.

Ce beneficii ale soluției ați putea enumera, pe scurt?

Sunt multe beneficii de menționat. Cred că cel mai important, din punctul meu de vedere, este accesul rapid la informație – la un click distanță ai facturi neîncasate, servicii nefacturate, task-uri, status per fiecare avocat sau proiect, precum și analize mai detaliate, de genul profitabilitate per practică, client sau avocat. Toate aceste informații necesitau înainte un email sau telefon către contabil sau departamentul financiar și timp de răspuns mare. Unele rapoarte necesită chiar zile de procesare manuală a facturilor și distribuție pe orele lucrate.

Ați făcut pași semnificativi în răstimpul de peste un deceniu de la lansarea produsului. A urmat, la un moment dat, o nouă versiune a aplicației, dar nu v-ați oprit aici. Ce ați adus nou pe piață cu noua propunere recentă, KeyVision PRO?

KeyVision PRO este versiunea completă (și totuși permanent în dezvoltare), a ce am învățat în ultimii aproape zece ani despre nevoile firmelor de avocatură din România. În acest sens, am adus mai multe noutăți, printre care flexibilitatea de a adăuga și scoate pachete, cu un preț dinamic, per pachet, dar și module noi, precum cel de Sales & Marketing sau insolvență. Ne mândrim totodată că suntem primul produs românesc care a reușit să automatizeze complet procesul de on-boarding. Crearea unui nou cont și management-ul acestuia presupun doar acces la un calculator conectat la internet. Nu este necesară nicio intervenție umană din partea noastră, contul putând fi creat în orice zi și la orice oră. În plus, am rescris KeyVision în proporție de aproape 80%, tocmai pentru a permite o scalabilitate crescută și mii de clienți.

Cum pot achiziționa clienții produsele dvs.? Aveți licențe on-premise sau ați adoptat varianta preferată a momentului, cea de ”abonament” lunar per user (Software-as-a Service)?

KeyVision PRO se poate folosi în baza unui abonament lunar. Configurarea pachetului dorit este disponibilă online de pe site-ul keyvision.ro. Tot pe site pot fi găsite și toate funcționalitățile oferite de KeyVision PRO și modul în care acestea pot fi folosite.

Ce costuri medii implică implementarea și utilizarea lunară a aplicației KeyVision într-o casă de avocatură cu 10 practicanți activi, de exemplu? Cât de ușor se operează și în cât timp cei implicați se deprind cu aceasta?

KeyVision PRO a fost gândit ca o soluție modulară, în care utilizatorii folosesc acele pachete și add-on-uri care le sunt necesare. Pentru a testa aplicația și a vedea exact care  module răspund nevoilor lor, firmele de avocatura pot să își creeze un cont de free trial timp de 15 zile. Dar dacă ar fi să calculăm direct, costurile pentru 10 utilizatori ai pachetului de Timpi & Facturare pornesc de la 135 EUR/lună, pentru plata anuală.

În ceea ce privește interfața aplicației, am investit foarte mult timp în aspect și uzabilitate. Am considerat întotdeauna că dacă ai nevoie de training să folosești KeyVision, atunci am greșit undeva. Și o luăm de la capăt, analizăm experiența de utilizare și optimizăm. Am ajuns astfel la un nivel la care un client nou nu are deloc nevoie de training pentru utilizare, ci doar de suport în configurarea ratelor mai deosebite și folosirea funcționalităților de tip enterprise, gen bugetare.

Există un acces la datele și rapoartele aplicației acordat pe mai multe niveluri? Cât de des se face actualizarea acestui software?

KeyVision este foarte flexibil din acest punct de vedere. Accesul în aplicație este acordat pentru toți utilizatorii din cadrul unei firme, însă setările de acces se pot face în funcție de solicitarea clientului. Astfel, se pot defini responsabili, grupuri de utilizatori și se poate configura individual nivelul de acces. De asemenea, accesul la rapoartele aplicației este și el pe mai multe niveluri, corespunzătoare tipurilor de utilizatori.

Sunt în siguranță datele caselor și cabinetelor de avocatură atunci când utilizează aplicațiile KeyVision?

Sigur că da, securitatea este un focus permanent pentru noi. Serverele pe care funcționează aplicația KeyVision PRO sunt găzduite în Germania de către un furnizor internațional de servicii de acest tip și beneficiază de toate facilitățile asociate – back-up incremental, protecție DDOS, folosim criptarea SSl și același nivel de securitate pe care îl folosesc și cele mai puternice bănci din lume. În plus, suntem certificați ISO 9001 și implementăm o serie de proceduri stricte relativ la tot ce înseamnă acces la serverele și bazele de date de producție. Firește, pentru a avea un nivel de securitate maxim avem nevoie și de sprijinul utilizatorilor, care trebuie să respecte normele de siguranță, și să folosească parole complexe, să le schimbe periodic, șamd.

Cum vedeți că evoluează piața avocaturii din România? Cât de receptivi sunt avocații din România la soluțiile noi, digitale? Cât de amenințată sau susținută va fi munca acestora odată cu introducerea suportului tot mai vizibil al inteligenței artificiale (AI), Machine Learning, etc.?

Piața avocaturii evoluează permanent, iar avocații sunt din ce în ce mai deschiși la soluțiile digitale care îi pot ajuta în activitatea de zi cu zi. Dovadă în acest sens este și creșterea numărului de avocați care folosesc aplicații de facturare și management al clienților. Trendul mondial în LegalTech este clar – digitalizare completă și unelte ajutătoare, bazate pe tehnologie, care să funcționeze ca o ”extra mână” care te ajută în activitatea de zi cu zi, începând de la interacțiunea cu clientul până la rapiditatea cu care revizuiești un contract. Și aici intervin AI, Machine Learning și tot felul de tehnologii fascinante. Eu personal cred că tehnologia ne poate fi prietenă și aliat în activități și dezvoltare. Odată cu introducerea AI și Machine Learning, munca de zi cu zi a avocaților ar putea deveni mult mai eficientă și mai motivantă. Mașinile pot prelua fără probleme task-urile repetitive care pot deveni plictisitoare sau frustrante, în timp ce avocații vor avea mai mult timp pentru lucrările mai creative și, de ce nu, pentru viața personală. Până la acest punct va fi însă necesară o perioadă de învățare și adaptare la noile tehnologii, care va presupune într-o primă etapă eforturi suplimentare din partea avocaților. Cert este că avocații care se vor adapta acestui trend vor avea un mare avantaj pe piața avocaturii, atât din punctul de vedere al knowledge managementului, cât și al eficientizării costurilor.