George Barcun, SoftVenture: Singură schimbare pentru noi a fost lipsa prânzului comun și a conversațiilor aferente. Firmele de avocatură au avut o abordare foarte matura și profesionista. În ultima lună am observat o revitalizare generala și mai mult optimism.
Echipă SoftVenture, care dezvolta produse de Legal Tech și are printre clienți mai multe firme de avocați de pe piața locala, a folosit înca de la început o infrastructura 100% cloud & laptop based. De la lucrurile simple, de tipul e-mail, pâna la aplicații mai complexe de document management sau task management, au fost folosite întotdeauna servicii online. Iar aceasta flexibililitate a permis echipei sa faca migrarea către work-from-home într-o dupa-amiaza, a declarat George Barcun, General Manager SoftVenture, într-un interviu acordat BizLawyer.”Cum foloseam deja în mod curent inclusiv unelte de video-conferința, singură schimbare pentru noi a fost lipsa prânzului comun și a conversațiilor aferente.Ne consideram din acestpunct de vedere norocoși. Multe business-uri din toate domeniile, care aveau o infrastructura în-house sau hibrida, au suportat costuri neplanificate cu digitalizarea, atât din punct de vedere software, cât și hardware. Din fericire, pentru firmele care folosesc serviciile noastre, având în vedere ca sunt cloud based, de tip Software as a Service și accesabile în browser, a fost în general business as usual”, a aratat liderul SoftVenture.
El spune ca a descoperit, alături de clienți, ca sistemul work-from-home funcționează si oamenii sunt mai relaxati si mai implicati. În plus, în primele doua luni, cand piață a intrat intr-o zona de conservare a resurselor, echipă SoftVenture a reusit sa finalizeze multe dintre proiectele interne pentru care înainte nu gasea timpul necesar.
Pentru început, a fost facut un upgrade major al infrastructurii, cu impact direct în performanta aplicatiilor, dupa care membrii echipei s-au focusat pe zona de automatizare.
”Am început cu procesele administrative, de genul registrelor de intrare/iesire, imputerniciri sau ordine de deplasare, si a generarii de documente direct online din dosarul sau contractul electronic. De exemplu, poți genera contractul de asistenta juridică direct din KeyVision PRO. Similar, poți genera o imputernicire direct din dosar, cu toate datele precompletate. Posibilitatile sunt nelimitate aici, practic noi punem la dispoziție o platformă bazata pe template-uri. Tot în zona de automatizare, permitem acum în modulul de litigii inclusiv cautarea dosarelor pe bază de cuvinte cheie sau parti, inclusiv notificări automate la aparitia noilor dosare în portal”, a explicat George Barcun.
În plus fata de proiectele sus mentionate, este în plin proces tranzitia clienților vechi de la KeyVision-ul original, dezvoltat în 2011, către noul KeyVision PRO, în care au fost unificate, în 2019, sub o singură platformă, solutiile de timpi & facturare, performanta, CRM, managementul dosarelor si insolventa. ”Iar acest lucru ne va ține ocupati probabil si în a doua perioada din 2020”, a adaugat George Barcun.
Mai multe produse pentru avocați și onboarding cu clienți noi
Activitatea echipei SoftVenture se concentreaza în momentul de fata pe trei directii principale: suport acordat clienților curenti pentru day-to-day business, suport acordat pentru import de date si training pentru clienții noi si, foarte important, dezvoltarea de noi funcționalități pentru produsele create anterior.
”De exemplu, în momentul de fata suntem în plin proces de onboarding cu mai mulți clienți noi. Importam date pentru firme de avocatură si departamente de legal din corporatii care au decis sa implementeze solutiile noastre”, a aratat George Barcun. Acest proces este ceva mai complex pentru KeyVision PRO (soluția de timpi si facturare) si M-Files (soluția de managementul documentelor), deoarece presupune importul istoricului de date, precum clienți, contracte, facturi, timpi, etc., din alte aplicații, respectiv importul unor baze de date de documente. Soluția de automatizare a documentelor, Koala Docs, dezvoltata de SoftVenture, nu presupune un proces de implementare sau training, fiind extrem de facil de instalat si de utilizat.
Bineinteles, si clienții vechi beneficiaza de sprijinul nostru constant, prioritatea nr. 1 fiind satisfactia clienților nostri. Ne mandrim cu un serviciu de suport care este nu doar prompt si profesionist, ci si super friendly. Prin relatii apropiate cu clienții nostri reusim sa ne asiguram ca aplicatiile noastre sunt utilizate în cei mai buni parametri”, a mai spus liderul firmei.
Nu în ultimul rand, echipă își concentreaza în continuare eforturile în zona de R&D. În ultimele luni au fost introduse noi funcționalități în KeyVision PRO si Koala Docs, care le permit clienților sa isi eficientizeze si mai mult activitatea, în special în zona de automatizare a proceselor administrative interne si a documentelor.
Lansat în primavara, Koala Docs este un add-în de Word, care ajută clienții sa își organizeze un Knowledge Base pentru activitatea curenta. Cestea pot astfel sa acceseze direct din Word template-urile uzuale de actiuni, contracte sau NDA-uri. Echipă SoftVenture a adaugat inclusiv posibilitatea de a salva pasaje de text reutilizabile, gen clauze contractuale, jurisprudenta, semnaturi, oferte sau liste de prețuri. Suplimentar, include si un motor de traducere bazat pe inteligenta artificiala.
”A fost un produs construit pentru avocați, cu feedback de la avocați, pentru care observam un interes crescut în contextul digitalizarii. În acelasi timp, investim constant în produse, implementand atât idei primite de la clienții nostri, cat si idei proprii, si vom lansa în curand noi funcționalități atât pe KeyVision PRO, cat si pe Koala Docs”, a subliniat George Barcun.
Tendințele identificate în perioada crizei medicale, în rândul clientelei
Având printre clienți multe firme de avocați sau departamente de legal din companii de talie mare, George Barcun a putut observa cum s-au comportat acestea în momentul în care economia s-a oprit.
”În primele doua luni, în contextul distantarii sociale, lockdown si socul general relativ la situația neobisnuita cu care ne-am confruntat, majoritatea proiectelor au fost inghetate”, spune el. Au fost planuri de investiții oprite, taieri de costuri, simulari de bugete pe diverse praguri de scadere. Practic, piață a acumulat resurse si s-a pregatit inclusiv pentru cele mai negre scenarii. ”S-a simtit experiență crizei din 2008, care a adus o abordare foarte matura si profesionista a managementului financiar în firmele de avocatură. În tot acest timp, am oferit suport constant clienților nostri pentru adaptarea la noul context, în special în zona de raportare si analize financiare”, a nuanțat managerul SoftVenture.
”În ultima lună am observat însă o revitalizare generala si mai mult optimism. Am descoperit cu totii ca work-from-home funcționează excelent chiar si în firmele de avocatură si departamentele de legal din companii. Poate fi inclusiv profitabil în unele cazuri. Am descoperit ca se poate lucra si complet online, iar digitalizarea funcționează si poate aduce mari beneficii. Nimeni nu știe cat va dura aceasta pandemie si sunt inclusiv voci care sustin ca ne putem astepta la unul, poate doi ani de perioade alternative de relaxare & lockdown. În aceste condiții, atât firmele de avocatură, cat si departamentele de legal din companii se pregatesc sa implementeze noi masuri de digitalizare pe termen lung, acesta fiind clar viitorul”, a adaugat George Barcun, în discuția cu BizLawyer.
El a subliniat ca acest trend se manifesta la toate nivelurile – de la firme de avocatură mici, cu unul sau doi avocați, la firme din top 10 -, digitalizarea nemaifiind o opțiune, ci un fapt cert. ”Este evident ca toata aceasta situație a accelerat digitalizarea si ca firmele de avocatură si departamentele de legal sunt mult mai deschise la solutiile de tip cloud / online. Dincolo de flexibilitatea oferita de aceste soluții, marele avantaj al acestora este ca nu presupun cerinte de infrastructura si costuri aferente”, a explicat antreprenorul.
„Piață avocaturii resimte efectele pandemiei, dar nimeni nu poate estima care vor fi efectele pe termen mediu si lung, mai ales în conditiile în care aceasta situație poate dura peste un an. Sunt în piață jucatori care au crescut, s-au reinventat sau pur si simplu au activat intr-o zona inca fierbinte, gen real-estate sau dreptul muncii. Litigiile si tranzactiile pare ca au avut de suferit în primele doua luni de lockdown, dar se simte o revitalizare evidență a acestora în lună iunie.
Deși vedem o creștere a nevoii de digitalizare, în momentul de fata nu se știe care va fi evoluția pandemiei si impactul acesteia asupra economiei până la finalul anului. De aceea, focusul nostru este momentan pe inovatie, astfel incat sa putem veni cu tehnologie care sa ajute direct firmele de avocatură si departamentele de legal sa treaca cat mai ușor peste aceasta perioada.”
George Barcun, General Manager SoftVenture
Cele mai des întâlnite cereri venite din partea clienților
Pandemia a accelerat procesul de digitalizare a firmelor de avocatură si a echipelor de legal din cadrul companiilor. Cand nu mai există o prezenta constanta în birou, devine din ce în ce mai problematic sa urmaresti ce se lucreaza si sa facturezi tot efortul depus. Iar cuvantul cheie aici este, din nou, digitalizarea.
George Barcun a sintetizat cerintele din partea clienților în trei directii principale:
În primul rând, digitalizarea fluxului de documente – implementarea unui sistem de management al documentelor, acolo unde nu există, pentru a permite accesul facil, securizat si controlat la documentele companiei si posibilitatea de a lucra colaborativ de acasa. ”Am avut aici mai multe proiecte în derulare pentru M-Files, soluția internationala de document management oferita de noi”, a aratat George Barcun.
Urmeaza apoi digitalizarea operationala – înregistrarea activitatilor si facturarea acestora, raportare si managementul dosarelor de instanță. ”Aici am avut fie implementări noi de KeyVision PRO, fie adaugarea modulului de Performanta, pentru a raspunde nevoii de analiza a cheltuielilor si profitului. Noi am venit în intampinarea clienților cu funcționalitățile care fac parte din core-ul platformei si care au devenit în acest context si mai interesante. Astfel, multe firme de avocatură au început sa urmareasca cu interes veniturile, costurile si profitul per avocat, client sau proiect”, a continuat mangerul firmei SoftVenture.
Nu în ultimul rând, automatizarile – implementarea si utilizarea template-urilor de documente sau clauze, pentru a reduce considerabil timpul necesar redactarii documentelor juridice. ”Iar aici am avut, similar, un interes crescut pentru Koala Docs, produsul nostru de automatizare a documentelor lansat în aceasta primavara”, a completat acesta.
Cea mai importanta lecție a pandemiei
În opinia liderului SoftVenture, cea mai importanta lectie invatata în aceasta criza atipica prin viteza cu care a paralizat activitatile economice a fost aceea ca work-from-home funcționează, cel putin momentan. Iar cand lumea se va intoarce la birou, probabil va fi implementata peste tot o politică mult mai flexibila care va imbina lucratul de acasa cu cel de la birou.
Similar, digitalizarea funcționează. De la documente în cloud la semnaturi electronice sau plata online, lucrurile evolueaza. Aceasta criza atipica poate fi considerata un catalizator pentru un „upgrade” general al infrastructurii si proceselor de business. Un meeting pe Zoom poate fi aproape la fel de eficace ca cel face-to-face, dar presupune costuri mult reduse. Un sistem online de management al documentelor inlocuieste cu succes emailul. Iar cand ai toate aceste unelte la indemana, devine irelevanta locatia – acasa, la birou, la munte sau pe o plaja exotica.
”Deși este o perioada profund impredictibila, crizele economice ofera si oportunitati unice. Oportunitati de reinventare, de inovare sau pur si simplu de optimizare a proceselor. Tema momentului este, fără echivoc, digitalizarea, proiect care ne va eficientiza muncă si ne va permite sa ne adaptam mult mai ușor la alte situatii neprevazute din viitor. Noi suntem în permanenta alături de clienții nostri si le oferim tot sprijinul nostru pentru aface fata oricaror noi provocari care ar putea aparea”, a conchis George Barcun.
Dupa mai bine de 10 ani în care s-a implicat în dezvoltarea unor aplicații de tip enterprise și raportari financiare destinate instituțiilor financiare din Germania, Italia sau Grecia, George Barcun, fondatorul SoftVenture, a identificat o nișa pe piața software-ului pentru firme de avocatură. A lansat KeyVision, un instrument de business intelligence folosit astăzi de peste 2500 de utilizatori, și a investit sume mari în cercetare/dezvoltare, scopul final fiind acela de a îngloba cât mai mult know-how într-un singur produs și de a dezvolta proactiv noi functionalitați, care sa raspunda nevoilor firmelor de avocatură.
KeyVision are în spate atât o echipă de programatori care asigură dezvoltarea aplicației, mentenanța soluțiilor curente și monitorizarea serverelor, cât și o echipă de suport, care asigură helpdesk și raspunde solicitarilor clienților în ceea ce privește buna utilizare a KeyVision. Efortul covârșitor de dezvoltare se concentreaza pe research & development și dezvoltare de noi functionalitați pentru a veni în sprijinul utilizatorilor – firme de avocați mari sau mici, departamente de legal din companii, dar și alte entitați din economie, cum ar fi banci sau IFN-uri.