KeyVision este integrat complet cu eFactura

Inapoi la blog

De la 1 ianuarie 2024, e-Factura a devenit obligatorie pentru toate firmele inregistrate in Romania, inclusiv cabinetele de avocatura si societatile civile profesionale. KeyVision PRO este integrat complet cu sistemul SPV al ANAF, astfel incat fluxul tau de facturare ramane unul singur: pontezi orele, generezi factura, o transmiti in SPV, totul fara sa parasesti aplicatia.

In acest articol vorbim despre cum functioneaza integrarea e-Factura in KeyVision, ce trebuie sa configurezi o singura data, ce se intampla automat la fiecare factura emisa si cum se imbina aceasta cu pontajul si raportarea financiara.

De ce conteaza e-Factura nativ in soft-ul de gestiune

Multi avocati care folosesc inca o solutie generica de facturare sau, in cele mai multe cazuri, un Excel plus o aplicatie separata pentru e-Factura, ajung la o problema recurenta. Fluxul de facturare devine fragmentat: pontezi intr-un loc, calculezi factura in alt loc, transmiti in SPV din al treilea loc, urmaresti raspunsul in al patrulea. Cumulativ, sfarsitul fiecarei luni se transforma intr-o operatiune de 30-40 de ore.

Cand e-Factura e integrata nativ in soft-ul de gestiune, fluxul devine liniar: pontaj din KeyVision, factura generata automat in baza pontajului, transmisa in SPV cu un click, statusul actualizat in timp real pe factura. O singura interfata, zero reintroducere manuala de date.

Pentru cabinetele cu volum mare de facturare (firme de avocatura cu 5-10+ avocati sau cabinete individuale cu portofoliu larg), diferenta e dramatica. O zi de validare in loc de o saptamana de munca administrativa.

Cum se configureaza integrarea e-Factura in KeyVision PRO

Configurarea o faci o singura data, la inceputul utilizarii. Dupa aceea, transmiterea se face automat din interfata facturilor.

Pasul 1. Obtii certificatul digital pentru SPV. Daca nu ai deja un certificat digital pentru SPV, il obtii printr-un furnizor autorizat (DigiSign, certSIGN, alphaTrust). Procesul dureaza intre 1 si 5 zile lucratoare in functie de furnizor si necesita validarea identitatii.

Pasul 2. Te autorizezi la ANAF din KeyVision. In aplicatie, autorizezi entitatea fiscala proprie folosind certificatul digital. Aceasta autorizare ii permite KeyVision sa transmita facturi in numele tau in SPV.

Pasul 3. Completezi datele suplimentare ale entitatii fiscale. In KeyVision adaugi codul de inregistrare TVA, datele de contact si alte campuri obligatorii pentru SPV. Toate aceste informatii apar automat pe fiecare factura transmisa.

Pasul 4. Activezi interfata SPV. Dupa autorizare, KeyVision activeaza interfata cu SPV. Poti testa integral procesul folosind mediul de test al ANAF inainte sa transmiti facturi reale, ca sa verifici ca totul curge corect.

Ce face KeyVision PRO automat pentru fiecare factura

Dupa configurare, fluxul tau de facturare lucreaza in fundal:

Calcul automat al facturii din pontaj. Cand finalizezi luna, factura se genereaza in baza timpilor inregistrati pe client. Tarifele se aplica automat conform regulilor configurate (rate per utilizator, senioritate, esalonate, CAP-uri pe proiect, onorarii de succes, discount-uri sau onorarii in avans).

Conversie valutara automata. Pentru facturi emise in alta valuta decat RON, sumele se convertesc automat la cursul BNR din data emiterii facturii.

Transmitere in SPV cu un click. Apesi butonul de transmitere si KeyVision urca factura in SPV pe baza certificatului digital. Procesul dureaza secunde, nu minute.

Status actualizat in timp real. Pe fiecare factura vezi statusul SPV: trimisa, validata, refuzata sau alte stari posibile. Daca apare o problema, primesti notificare in aplicatie cu detaliile.

Preluare automata facturi furnizori. Pe langa transmitere, KeyVision preia si facturile primite de la furnizori in SPV. Asta inseamna ca toata corespondenta fiscala in si din cabinet exista intr-un singur loc, fara sa mai descarci manual din SPV.

Cum se imbina e-Factura cu pontajul si rapoartele

Pentru cabinetele care vor profitabilitate vizibila in timp real, integrarea e-Factura cu pontajul e veriga centrala. Iata fluxul end-to-end:

In ziua curenta, pontezi orele cu cronometrul KeyVision sau le adaugi manual in blocuri de timp. Despre cele 3 metode de pontaj si care e potrivita pentru cabinetul tau, am scris detaliat in ghidul de timesheet pentru avocati.

La sfarsitul lunii, generezi factura cu un click. Pontajul de pe luna respectiva se transforma automat in factura, cu calcul corect al tarifelor si conversie BNR daca e cazul.

Cu un alt click, transmiti factura in SPV. Statusul se actualizeaza in timp real pe factura.

Dupa transmitere, rapoartele de performanta din KeyVision PRO arata exact ce s-a intamplat: cat ai facturat in luna, cat ai incasat efectiv, care e rata de recuperare (raportul intre orele lucrate si orele facturate), care clienti sunt in intarziere la plata. Despre rapoartele esentiale care iti arata sanatatea financiara a cabinetului, vezi articolul dedicat celor 5 rapoarte de performanta.

Pentru cadrul mai larg, despre cum se imbina toate aceste module intr-un sistem coerent care iti reda timpul pentru gandire strategica, vezi ghidul de management al casei de avocatura.

Probleme frecvente la implementarea e-Facturii

In cabinetele cu care lucram, intalnim aceleasi 3 obstacole repetitive cand vine vorba de e-Factura:

1. Lipsa certificatului digital pentru SPV. Multe cabinete inca nu au procurat certificatul digital, ceea ce inseamna ca nu pot transmite e-Factura nici prin KeyVision, nici prin alt soft. Solutia: il obtii printr-un furnizor autorizat. Procesul nu e complicat, dar dureaza cateva zile.

2. Confuzia intre persoana fizica si persoana juridica. Cabinetele individuale autorizate (CIA, SCA) sunt persoane fizice cu obligatie de autorizare separata in SPV. Configurarea trebuie facuta corect din start, altfel facturile nu trec de validarea ANAF.

3. Neintelegerea fluxului de transmitere. Unii avocati cred ca trebuie sa intre manual in SPV pentru fiecare factura. In realitate, cu integrarea KeyVision, transmiterea e automata. Inveti fluxul o singura data, dupa care economisesti zeci de ore lunar.

Pentru cine este utila aceasta integrare

Integrarea e-Factura din KeyVision PRO este utila pentru:

– Cabinetele individuale care factureaza periodic catre clienti companii (PJ obligate la e-Factura inca din 2024)
– Societatile civile profesionale cu portofoliu mixt (PF si PJ)
– Firmele de avocatura cu volum mare de facturare lunar
– Cabinetele care vor sa elimine etapa manuala dintre pontaj si SPV
– Cabinetele care vor preluare automata a facturilor primite de la furnizori in SPV

Daca vrei sa testezi integrarea pe portofoliul tau, KeyVision PRO are cont gratuit permanent pentru un user, 5 clienti si 5 dosare. Suficient pentru o evaluare onesta in 2-3 saptamani.

Pentru imaginea completa a fluxului de bani, dincolo de facturare (incasari, cheltuieli, colectare), vezi ghidul de cashflow pentru cabinete de avocatura.

Vezi cum se integreaza e-Factura in software-ul de gestiune pentru avocati de la KeyVision.