Digitalizarea firmelor de avocatura – viitorul este acum

Inapoi la blog

În ultimii ani s-a vorbit foarte mult despre digitalizarea firmelor de avocatură, despre cum se va schimba în viitor modalitatea în care muncim si interactionam. Astăzi suntem în plina pandemie de COVID-19, iar acest lucru a fost un catalizator destul de violent în aceasta directie. Astfel, multe din lucrurile pe care le aveam în plan, trecute în agenda dar fără un termen de implementare, au devenit obligatorii.

Distantarea sociala si, în consecinta, muncă remote, au schimbat rapid situația “de facto”, iar digitalizarea totala a business-ului nu mai este un avantaj competitiv, ci un standard de piață. Iar dupa ce pandemia se va încheia, va trebui sa fim pregatiti pentru o altfel de lume, în care oferta de servicii juridice moderne sa fie adaptata secolului 21.

Specialistii internationali spun ca pentru a trece cu success de perioada imediat următoare si a ne pregati pentru urmatorii ani va fi necesar sa adoptam un proces de transformare digitala. Iata cateva dintre sfaturile oferite de Jordan Furlong, specialist în legal technology si specialist în trenduri pentru piață de legal.

Digitalizarea firmelor de avocatură: Facturare electronica & plata online

Este primul si cel mai important pas în digitalizare. Plecand de la un sistem de pontaje electronic, online, accesibil de oriunde, la urmărirea cheltuielilor aferente dosarelor, până la calculul si emiterea automata a facturilor, un sistem digital de facturare si plata online este indispensabil pentru orice firmă de avocatură. În momentul în care inlocuiti excelul sau o soluție veche, instalata local, cu una moderna, web, accesibila de oriunde, avantajele de utilizare vor fi imediate. Iar calculul automat al facturilor va elimina greselile si omisiunile, care se traduc în rata mai mare de facturare si recuperare a serviciilor prestate. Foloseste KeyVision PRO pentru urmărirea timpilor si facturare, urmărește timpii introdusi si facturile emise si neincasate si investește timpul pe care-l pierdeai în procesul de facturare în dezvoltarea de planuri pentru business-ul tau. Urmatorul pas este accesibilitatea platii online, cu card-ul, lucru care reduce neincasatele.

Adoptarea tehnologiei pentru firmele de avocatură: Muta-ti activitatea în cloud

Cloud-ul este standard-ul de facto în zilele noastre, din toate punctele de vedere. Întreaga infrastructura este acum virtualizata si stocata în datacentere care-ti ofera up-time de peste 99%. Acest lucru înseamnă ca-ti pot accesa intotdeauna si securizat toate datele necesare practicii tale. În aceasta categorie intra atât cele standard, gen email si documente, dar si soluții complementare, de genul DMS (Document Management System), CRM (customer relationship management), chat, video-conferinte, task management etc.. Mulți furnizori consacrati deja nu ofera decât soluții tip cloud, pe bază de subscription.

Urmatorul pas în digitalizare este implementarea unei soluții de tip DMS, care permite organizarea logica a documentelor si regăsirea rapidă a acestora (în functie de ce sunt si ce contin, si nu în functie de locatia în care sunt salvate). Adopta soluții complexe de document management – M-Files este o soluție internationala cu peste 10.000 de clienți în întreaga lume si folosita de multe firme de avocatură, dar si de alte companii.

Foloseste tehnologia pentru a-ti usura sau automatiza task-urile simple

Poți sa folosesti cu succes în aceasta perioada juniorii sau personalul de suport pentru a investiga si implementa unelte pentru standardizare si automatizarea documentelor produse de firmă ta. De la template-uri de bază, la modele de contracte sau clauze standardizate, toate te pot ajută pe termen mediu si lung sa-ti eficientizezi activitatea. Aici te putem ajută cu KoalaDocs, un Add-în de Word, care-ti permite organizarea rapidă a template-urilor, completarea acestora pe bază de formulare, organizarea textelor uzuale gen clauze contractuale si traducere asistata de AI în orice limba.

Revizuieste si imbunatateste procesele interne prin digitalizare

O soluție informatica completa precum KeyVision PRO te va ajută sa-ti analizezi echipă din mai multe perspective – ore lucrate, eficiență, în genere unde se pierde acel 80% de efort cu 20% de rezultate. Astfel, vei putea lua o serie de decizii de business informate în acest sens, pentru a-ti creste eficiență.

Calculeaza profitabilitatea per client si practică cu ajutorul instrumentelor digitale

Pentru criza post-COVID, ca în orice criza de fapt, s-a pus o mare presiune pe firmele de avocatură în folosirea preponderenta a onorariilor globale, în locul celor orare. Predictibilitatea pentru client echivaleaza cu impredictibilitate pentru firmă de avocați, iar singură modalitatea de a te asigură ca proiectul este lucrativ este o analiza constanta a costurilor si veniturilor pe fiecare client si proiect în parte. Doar în momentul în care ai un profit calculat explicit, la nivel de avocat, client sau proiect, poți lua decizii informate. Ritmul alert cotidian nu mai permite o analiza relaxata, traditionala, la final de an. Cu cat vei înțelege mai repede ca este un business cu servicii juridice, cu atât vei fi mai pregatit pentru epoca post-COVID.

Ce ne asteapta?

Realitatea este ca, în ciuda termenelor si asigurarilor date de autoritati, vom avea perioade mai bune si mai rele, de relaxare sau lockdown, estimate a dura intre 12 si 18 luni. Modalitatea în care reactionezi si iti organizezi business-ul în aceasta perioada iti va contura viitorul firmei. Facilitatea de tip “work from home” va deveni o norma si este posibil ca multe business-uri sa continue sa lucreze online, în detrimentul spatiului de birouri (si cu costuri mai mici overall). Suna a cliseu, dar “Viitorul este acum”. Da, acum este momentul ideal pentru digitalizare.

Digitalizeaza-ti firmă de avocatură: SoftVenture iti ofera pachete de soluții care te vor ajută sa acoperi toate nevoile de digitalizare ale firmei tale – managementul dosarelor, managementul timpilor si taskurilor, rapoarte simple si avansate, instrumente de marketing si vânzări, managementul documentelor, automatizarea documentelor. Am pregatit special pentru ține un pachet cu super servicii, pentru a-ti digitaliza întreaga activitate.